Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Geschäftsunterlagen: Was Sie als Unternehmer wissen sollten

1. Einleitung

Geschäftsunterlagen müssen sowohl nach dem Steuerrecht als auch nach dem Handelsrecht aufbewahrt werden. Die Dauer der Aufbewahrung hängt von der Art der Unterlagen ab. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorschriften gelten, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und worauf Sie achten sollten. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind dabei essentiell.

2. Aufbewahrungsfristen

Als Unternehmer müssen Sie fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Einige Unterlagen erfordern sogar acht- oder zehnjährige Aufbewahrungsfristen. Es ist wichtig zu wissen, welche Dokumente nach welchem Zeitraum vernichtet werden können. Beispielsweise gehören Abschlussunterlagen und Steuererklärungen zu den Unterlagen, die nach bestimmten Fristen aufbewahrt werden müssen.

2.1 Allgemeine Geschäftsunterlagen

- Abschlussunterlagen wie Jahresabschlüsse und Gewinn- und Verlustrechnungen

- Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge

- Lohn- und Gehaltsunterlagen

- Betriebsinterne Aufzeichnungen

- Verfahrensdokumentationen

2.2 Sozialversicherungsunterlagen

Als Arbeitgeber müssen Sie Lohnunterlagen und Beitragsnachweise führen. Diese müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Jahres ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

2.3 Berufsspezifische Unterlagen

Verschiedene Berufe haben spezifische Aufbewahrungspflichten. Zum Beispiel müssen Ärzte Krankenunterlagen und andere ärztliche Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Notare haben wiederum umfangreiche Aufbewahrungspflichten für bestimmte Unterlagen.

3. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Frist zur Aufbewahrung Ihrer Geschäftsunterlagen beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht wurden. Es ist wichtig, diese Fristen genau zu kennen, um keine Fehler zu machen, die Konsequenzen nach sich ziehen können.

4. Form der Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten genaue Anforderungen. Die Unterlagen müssen gesichert sein und sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form aufbewahrt werden können. Die richtige Speicherung und Archivierung sind entscheidend, um den Anforderungen gerecht zu werden.

4.1 Aufbewahrungsort

Die geschäftlichen Unterlagen müssen vor äußeren Einwirkungen geschützt sein und von einem sachverständigen Dritten geprüft werden können. Auch die Lesbarkeit der Unterlagen und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

4.2 Aufbewahrung in elektronischer Form

Für elektronisch gespeicherte Unterlagen gelten spezifische Anforderungen. Eine Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen ist entscheidend, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

4.3 Das richtige Speichermedium

Der Gesetzgeber macht keine Vorschriften zur Technologie oder den Speichermedien, die verwendet werden müssen. Bei der Archivierung digitaler Unterlagen sind jedoch bestimmte Punkte zu beachten, um den Anforderungen zu entsprechen.

5. Bildung von Rückstellungen

Bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Sie eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Dies ist relevant für die zu erwartenden Kosten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Unterlagen.

Für weitere Fragen oder detailliertere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Es ist wichtig, die Aufbewahrungsfristen und -pflichten korrekt zu beachten, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.