Die Verfahrensdokumentation in der Praxis: Tipps und Vorgaben für Unternehmen

Hintergrund

Die Digitalisierung hat auch die betriebliche Buchhaltung stark verändert. Mit der zunehmenden Automatisierung von Prozessen ergeben sich große Einsparungspotenziale. Die deutschen Finanzbehörden haben bereits 2014 mit den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) neue Regelungen für die elektronische Buchführung erlassen. Diese umfassen Aufbewahrungspflichten, elektronische Buchführung und Verantwortlichkeiten.

Im Jahr 2019 wurden die GoBD-Regelungen aus 2014 vom Bundesministerium der Finanzen punktuell aktualisiert und an neue technische Entwicklungen angepasst. Es gilt zu beachten, dass alle Steuerpflichtigen, die Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen erstellen und dabei EDV-gestützte Prozesse nutzen, die GoBD einhalten müssen, unabhängig von der Betriebsgröße.

So gehen Sie die Verfahrensdokumentation an

Grundlagen

Die Verfahrensdokumentation muss die Grundsätze der GoBD wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, korrekte Aufzeichnung, Ordnung und Unveränderbarkeit erfüllen. Es sind alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme im Detail darzustellen, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Die enge Zusammenarbeit zwischen der Buchhaltung, der Steuerabteilung und dem EDV-Fachpersonal ist entscheidend.

Wesentliche Bestandteile

Allgemeine Beschreibung

Die allgemeine Beschreibung sollte das Unternehmen, den Wirtschaftsbereich, das Gewinnermittlungsverfahren und eventuelle Besonderheiten umfassen. Ein Ablaufdiagramm der wichtigsten Prozesse der elektronischen Buchführung ist empfehlenswert. Zudem müssen Orte und Turnus der Belegdigitalisierung sowie externe Dienstleister und deren Verträge dargestellt werden.

Anwenderdokumentation

Die fachlichen Prozesse der DV-Systeme müssen ausführlich beschrieben werden. Es ist wichtig, den Datenweg, Regeln für den Datenaustausch und Schnittstellen zwischen Programmen darzustellen. Auch das Berechtigungskonzept und die Systemfunktionen sind relevante Bestandteile.

Technische Systemdokumentation

Die eingesetzte Hardware und Software müssen detailliert beschrieben werden. Es ist entscheidend, wie die verschiedenen Komponenten miteinander interagieren. Besonders bei Cloud-Systemen ist der Serverstandort anzugeben.

Betriebsdokumentation

Die Nutzungs- und Sicherheitsprozesse der IT-Systeme müssen genau beschrieben werden, inklusive Datensicherungskonzept und Berechtigungen. Es ist wichtig, auch den Notfallplan und das technische Berechtigungskonzept darzustellen.

Internes Kontrollsystem

Das IKS muss Zugangsregeln, Funktionstrennungen, Datenerfassungskontrollen sowie Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen umfassen. Eine regelmäßige Kontrolle und Dokumentation dieser Vorgänge ist erforderlich.

Äußere Form

Die Verfahrensdokumentation sollte strukturiert und übersichtlich gestaltet sein. Ein Masterfile und ein Anhang für sekundäre Informationen haben sich als sinnvoll erwiesen, um die wesentlichen Prozesse und zusätzlichen Informationen klar zu trennen.

Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation

Seit 2020 gelten verschärfte Vorgaben für elektronische Registrierkassen, unter anderem die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Ab 2025 besteht eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme an die Finanzbehörden.

E-Rechnung ab 2025

Ab 2025 müssen Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die E-Rechnung muss bestimmte Standards erfüllen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Diese Änderungen erfordern auch eine Anpassung der betrieblichen Systeme und werden in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt.

Fazit

Eine sorgfältig erstellte Verfahrensdokumentation ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Möglichkeit, betriebliche Abläufe zu optimieren und den Unternehmensgewinn nachhaltig zu steigern. Bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen und die Gefahr einer Verwerfung der Buchführung. Eine aktuelle und strukturierte Verfahrensdokumentation ist daher für Unternehmen unerlässlich.

Für weitere Fragen und individuelle Beratung stehen Experten zur Verfügung, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die Verfahrensdokumentation erfüllt werden.