Neues Nachweisgesetz für transparente Arbeitsbedingungen: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

1. Einführung und rechtlicher Hintergrund

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen wurde das deutsche Nachweisgesetz (NachwG) grundlegend reformiert. Ziel ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer umfassender über die wesentlichen Bedingungen ihres Arbeitsverhältnisses zu informieren.

Das Gesetz ist am 1. August 2022 in Kraft getreten und betrifft grundsätzlich alle ab diesem Datum neu abgeschlossenen Arbeitsverträge.

Wichtig! Bußgeldrisiko:

Verstöße gegen die Nachweispflichten können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 € pro Verstoß geahndet werden. Das Nachweisgesetz ist damit deutlich schärfer als zuvor.

2. Bis Juli 2022 geltende Nachweispflichten

Das Nachweisgesetz führte bis Juli 2022 in der betrieblichen Praxis weitgehend ein Schattendasein. Aufzunehmen waren lediglich folgende Punkte:

Bezeichnung und Anschrift der Vertragsparteien
Beginn des Arbeitsverhältnisses
Bei Befristung: vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
Arbeitsort und Arbeitszeit
Kurze Charakterisierung der Tätigkeit
Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts inkl. Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
Urlaubsdauer
Kündigungsfrist

Verstieß ein Arbeitgeber gegen diese Pflichten, konnte der Arbeitnehmer lediglich einen Erfüllungsanspruch oder – bei nachgewiesenem Schaden – Schadensersatz geltend machen. Bußgelder drohten nicht.

3. Erweiterung der Nachweispflichten

Die Reformen betreffen sowohl den Anwendungsbereich als auch den Inhalt der Nachweispflichten erheblich.

Erweiterter Anwendungsbereich

Die bisherige Ausnahme für Aushilfskräfte, die für maximal einen Monat eingestellt werden, entfällt. Das Nachweisgesetz gilt jetzt für alle Arbeitnehmer – einschließlich Fremdgeschäftsführern und Beamten.

Hinweis:

Auch die Anforderungen an den Nachweis gegenüber Auszubildenden wurden verschärft. Grundlage hierfür ist das Berufsbildungsgesetz.

Neu aufzunehmende Arbeitsbedingungen

Zusätzlich zu den bislang geforderten Angaben müssen folgende Vertragsbedingungen nun in die Niederschrift aufgenommen werden:

Das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen (alternativ zur vorhersehbaren Dauer)
Die Möglichkeit der freien Arbeitsortswahl (z. B. mobiles Arbeiten/Homeoffice), sofern vereinbart
Die Dauer einer vereinbarten Probezeit
Die Überstundenvergütung sowie die Voraussetzungen für deren Anordnung
Fälligkeit und Zahlungsform des Arbeitsentgelts
Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten; bei Schichtarbeit: Schichtsystem, Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls vereinbart
Etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen
Name und Anschrift des Trägers der betrieblichen Altersversorgung, falls zugesagt
Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und ggf. kirchliche Regelwerke

Erweiterter Hinweis zum Kündigungsschutzverfahren

Seit dem 1. August 2022 muss die Niederschrift zusätzlich zur Kündigungsfrist folgende Informationen enthalten:

Hinweis auf das Schriftformerfordernis der Kündigung (§ 623 BGB)
Angabe der gesetzlichen, tarif- oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen
Hinweis auf die dreiwöchige Klagefrist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (§ 4 KSchG)

Unterrichtung bei Auslandstätigkeit

Bei Auslandseinsätzen von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen wurden die Informationspflichten erheblich ausgeweitet. Der Arbeitgeber muss nun zusätzlich schriftlich festhalten:

Das Land oder die Länder, in denen die Tätigkeit erbracht wird
Die geplante Dauer des Auslandsaufenthalts
Etwaige Geld- oder Sachleistungen (z. B. Entsendezulagen, Reise- und Unterkunftskosten)
Die Angabe, ob eine Rückkehr vorgesehen ist, und ggf. die Bedingungen der Rückkehr

4. Neue, verkürzte Fristen

Die bisherige einheitliche Monatsfrist zur Abfassung der wesentlichen Arbeitsbedingungen wurde abgelöst und durch ein gestaffeltes System ersetzt:

Spätestens am 1. Arbeitstag

Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, vereinbarte Arbeitszeit

Spätestens nach 7 Tagen

Beginn des Arbeitsverhältnisses, Probezeit, Dauer einer Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Regelungen zu Überstunden

Spätestens nach 1 Monat

Alle übrigen Arbeitsbedingungen (z. B. Urlaub, Kündigung, Altersvorsorge, Fortbildung)

Empfehlung:

Aus Gründen der Prozessvereinfachung empfiehlt es sich, sämtliche nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben bereits im schriftlichen Arbeitsvertrag zu verankern und diesen – wie üblich – vor Beginn der Arbeitsleistung beiderseits handschriftlich zu unterzeichnen.

Auch Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis müssen dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag mitgeteilt werden, an dem sie wirksam werden – nicht mehr erst einen Monat später.

5. Altverträge

Arbeitsverträge, die vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, müssen nicht von sich aus angepasst werden.

Verlangt ein Arbeitnehmer jedoch eine Neufassung oder sollen Vertragsänderungen vorgenommen werden, gelten folgende Fristen:

Innerhalb von sieben Tagen nach Verlangen: Vorlage der besonders wichtigen Arbeitsbedingungen in schriftlicher Form
Innerhalb von einem Monat: Vorlage und Aushändigung der vollständigen Niederschrift

Handlungsempfehlung:

Auch ohne akuten Anpassungsdruck sollten Arbeitgeber eine Mustervorlage für Altverträge bereithalten, die den neuen Anforderungen entspricht – denn bei einer Anfrage des Arbeitnehmers läuft die Sieben-Tage-Frist ab Zugang der Aufforderung.

6. Änderungen in anderen Gesetzen

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Leiharbeitnehmer müssen künftig vor jeder Überlassung Firma und Anschrift des Entleihers in Textform erhalten. Darüber hinaus ist der Entleiher verpflichtet, Leiharbeitnehmern mit mindestens sechsmonatiger Überlassung auf deren Wunsch nach einem Arbeitsvertrag innerhalb eines Monats eine begründete Antwort in Textform zu erteilen.

Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)

Drei wichtige Änderungen sind hier zu beachten:

Eine Probezeit in befristeten Arbeitsverhältnissen muss künftig in einem angemessenen Verhältnis zur Befristungsdauer und zur Art der Tätigkeit stehen – eine pauschale Probezeit von sechs Monaten kann bei kurzen Befristungen unzulässig sein.
Befristet Beschäftigte, die länger als sechs Monate tätig sind, können den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis äußern; der Arbeitgeber muss innerhalb eines Monats begründet antworten.
Bei Arbeit auf Abruf muss nun ein durch Referenzstunden und Referenztage bestimmter Zeitrahmen festgelegt werden; fehlt dieser, kann der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung verweigern.

Gewerbeordnung (GewO)

Arbeitgebern ist es künftig untersagt, Arbeitnehmern die Kosten für gesetzlich, tariflich oder durch Betriebsvereinbarung vorgeschriebene Fortbildungen aufzuerlegen. Diese Fortbildungen sollen grundsätzlich während der Arbeitszeit stattfinden; soweit dies nicht möglich ist, gelten sie als Arbeitszeit.

7. Handlungsbedarf für Arbeitgeber – eine Checkliste

Für Arbeitgeber ergibt sich aus den Neuerungen folgender konkreter Handlungsbedarf:

Bestehende Vertragsvorlagen umgehend auf die neuen Anforderungen des NachwG prüfen und anpassen
Sicherstellen, dass alle neu aufzunehmenden Arbeitsbedingungen in den Vertragsmustern enthalten sind
Wo möglich, auf einschlägige Tarifverträge, Betriebs-/Dienstvereinbarungen und gesetzliche Regelungen verweisen
Die kürzeste Frist beachten: Aushändigung der wichtigsten Arbeitsbedingungen spätestens am ersten Arbeitstag
Für Altverträge eine aktuelle Mustervorlage bereithalten, um bei Mitarbeiteranfragen die Sieben-Tage-Frist einhalten zu können
Sicherstellen, dass Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer spätestens am Tag des Wirksamwerdens schriftlich mitgeteilt werden
Darauf achten, dass Nachweise ausschließlich in Schriftform (Originalunterschrift auf Papier) ausgehändigt werden – digitale Signaturen oder Scans genügen nicht
Befristungsregelungen und Probezeiten im TzBfG auf Verhältnismäßigkeit überprüfen
Fortbildungskosten-Regelungen im Licht der neuen Gewerbeordnungsvorschriften überprüfen

Hinweis zur Schriftform:

Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen auf Papier festgehalten, handschriftlich unterzeichnet und dem Arbeitnehmer im Original ausgehändigt werden. Die Übermittlung als Kopie, Scan oder mit digitaler Unterschrift ist gesetzlich nicht ausreichend.