Unterscheidung zwischen Anschaffungskosten, Herstellungskosten und Erhaltungsaufwand

1. Einleitung

Im Bereich der Steuern und der Bilanzierung ist die genaue Abgrenzung von Begrifflichkeiten wichtig, da ansonsten mitunter schwerwiegende Fehler auftreten können. Dieses Merkblatt erklärt Ihnen, wie Sie den Begriff der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten von dem Begriff der Erhaltungsaufwendungen abgrenzen können. Grundsätzlich müssen Anschaffungs- oder Herstellungskosten für ein Wirtschaftsgut planmäßig über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die gegebenenfalls steuermindernden Effekte treten damit also erst nach und nach ein. Insbesondere bei Gebäuden oder generell abnutzbaren Wirtschaftsgütern mit langer Nutzungsdauer kann es also Jahre dauern, bis sich eine steuerliche Auswirkung in Gänze bemerkbar macht.

Erhaltungsaufwendungen hingegen sind im Prinzip bereits im Jahr, in dem sie anfallen, voll steuerlich abzugsfähig und wirken sich dann einkommensmindernd aus. Je mehr Aufwendungen also als Erhaltungsaufwendungen anzusehen sind, umso größer ist die mögliche, zeitnahe steuerliche Minderung.

2. Begriffsdefinitionen

2.1 Anschaffungskosten

Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts sind alle Aufwendungen, die geleistet werden, um das Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen dem angestrebten Zweck entsprechenden (betriebsbereiten) Zustand zu versetzen. Der handelsrechtliche Anschaffungskostenbegriff in § 255 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) ist dabei auch maßgeblich für das Steuerrecht.

Der klassische Fall ist die Lieferung eines Wirtschaftsguts, etwa einer Maschine. Bei der Anschaffung bekommt der Empfänger ohne sein Zutun ein bereits fertiges Wirtschaftsgut. Auch Anschaffungsnebenkosten (z.B. Frachtkosten) bzw. nachträgliche Anschaffungskosten (z.B. durch Erweiterungen) zählen zum Anschaffungskostenbegriff.

2.2 Herstellungskosten

Herstellungskosten sind definiert als Aufwand, welcher durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entsteht. Der handelsrechtliche Herstellungskostenbegriff in § 255 Abs. 2 HGB ist dabei auch maßgeblich für das Steuerrecht.

Wichtig ist, dass bei der Herstellung ein bisher noch nicht bestehender Vermögensgegenstand neu geschaffen wird, zum Beispiel durch das Errichten eines Gebäudes oder das Produzieren von Waren.

2.3 Erhaltungsaufwand

Beim Erhaltungsaufwand wird etwas bereits Bestehendes instandgesetzt, instandgehalten oder zeitgemäß modernisiert. Es handelt sich folglich vor allem um Reparaturaufwendungen, Pflegekosten und Wartungskosten.

3. Anschaffungs-/Herstellungskosten vs. Erhaltungsaufwand bei Gebäuden

3.1 Anschaffungsnaher Erhaltungsaufwand

Unter bestimmten Umständen können auch Erhaltungsaufwendungen an einem Gebäude zu den Herstellungskosten eines Gebäudes gehören. Dies gilt für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung des Gebäudes durchgeführt werden, wenn die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen.

3.2 Verteilung von Erhaltungsaufwand

Nach § 82b Einkommensteuer-Durchführungsverordnung gibt es ein Wahlrecht für die Verteilung von größerem Erhaltungsaufwand auf mehrere Jahre. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, um Aufwendungen zielgenau in den Jahren anfallen zu lassen, in denen gegebenenfalls höhere positive Einkünfte erwartet werden.

3.3 Wesentliche Verbesserung als nachträgliche Herstellungskosten

Führen Modernisierungsaufwendungen in der Gesamtbetrachtung zu einer wesentlichen Verbesserung eines Gebäudes, so werden diese umqualifiziert zu nachträglichen Herstellungskosten des Gebäudes.

3.4 Weitere Sonderfälle

4. Anschaffungs-/Herstellungs- kosten vs. Erhaltungsaufwand in weiteren Bereichen

4.1 Einbauküchen bei vermieteter Wohnung

Nach der Rechtsprechung des BFH wird die Einbauküche als ein einheitliches Wirtschaftsgut behandelt, auch wenn diese aus mehreren Komponenten besteht.

4.2 Erhaltungsaufwand bei Software

Bei Individualsoftware, die exklusiv für einen bestimmten Anwender entwickelt oder angepasst wurde (z.B. ERP-Systeme), lösen eine Anpassung an neue Anforderungen oder auch größere Updates häufig erheblichen Aufwand für Programmierarbeiten aus.

5. Unentgeltlicher Erwerb

Wird ein Grundstück unentgeltlich erworben (im Wege der Schenkung oder des Erbfalls), führen Aufwendungen für Baumaßnahmen, die ein Gebäude in einen betriebsbereiten Zustand versetzen, mangels Anschaffung nicht zu Anschaffungskosten.

6. Feststellungslast

Die Feststellungslast für Tatsachen, die eine Behandlung von Aufwendungen als Anschaffungs- oder Herstellungskosten begründen, trifft das Finanzamt.